2021 年要遵守的 3 条电子邮件规则
电子邮件不是即时通讯。通过遵循这些规则来防止电子邮件不断地打断你的工作。
在前几年，这个年度系列涵盖了单个应用程序。今年，我们除了关注有助于 2021 年的策略外，还将关注一体化解决方案。欢迎来到“2021 年 21 天生产力”的第二天。
和许多人一样，我对电子邮件也是爱恨交加。电子邮件是早期互联网、企业局域网和拨号 BBS 生态系统中最早的通信手段之一。电子邮件过去是、现在仍然是电子通信的主要手段之一。它被用于商业通信、商务、通知、协作和一堆有用的东西。
Mutt 邮件客户端, CC BY-SA 4.0 by Kevin Sonney
很多人对电子邮件有着不正确的认识。电子邮件不是一个即时通讯平台。有时候，当一个人发送一条信息，几乎立刻就会出现在世界的另一端，然后在几分钟内就会有回应，这看起来就像是电子邮件是即时通讯。正因为如此，我们可能会陷入一种思维定势，即我们需要随时激活电子邮件程序，一旦有东西进来，我们需要马上看一下，然后马上回复。
电子邮件的设计原则是：一个人发送一条信息，收件人会在方便的时候回复。是的，有高优先级和紧急邮件的标志，我们的电子邮件程序也有通知来告诉我们新邮件何时到达，但它们真的不是为了给今天的许多人造成压力。
太！多！电子邮件了！ CC BY-SA 4.0 by Kevin Sonney
一般说来，一个人每受到一次干扰，至少需要 15 分钟的时间让他们的思维过程重新集中到被打断的任务上。在工作场所（以及在家里！），电子邮件成为了这些中断之一已经是一种普遍现象。它不需要这样，也不是设计成这样的。我采用了一些规则来防止电子邮件成为让我无法完成任务的干扰。
规则 1：电子邮件不是一个警报平台。在技术领域，人们通常会配置监控和警报平台，将所有的通知发送到电子邮件。在过去的 15 年里，我几乎在每一个工作场所都遇到过这种情况，我会先花了几个月的时间来改变它。有很多好的平台和服务来管理警报。电子邮件不是其中之一。
规则 2：至少不要指望在 24 小时内得到答复。我们有多少人接到过电话，问我们是否收到电子邮件，并问我们是否有任何问题？我就遇到过。尽量在工作场所或与你经常发邮件的人设定一个期望值，回复有时会很快，有时不会。如果事情真的很紧急，他们应该使用其他的沟通方式。
规则 3：每隔几个小时检查一次电子邮件，而不是不断地检查。我承认这一条很难，但它能给我带来最安心的感觉。当我在工作或试图专注于写作等事情时，我会关闭我的电子邮件程序（或浏览器标签），并忽略它，直到我完成。没有通知，没有 20 条新邮件正在等待的指示，没有干扰。当我开始这样做的时候，我花了一些努力来克服我的 FOMO（害怕错过），但随着时间的推移，这已经变得容易了。我发现，当我再次打开我的电子邮件时，我可以专注于它，而不是担心我可以做什么，或应该做什么来代替。
希望这三条规则能像帮助我一样帮助你。在接下来的日子里，我会有更多可以帮助我处理电子邮件的方法分享给你。
via: https://opensource.com/article/21/1/email-rules
作者：Kevin Sonney 选题：lujun9972 译者：wxy 校对：wxy